Il commento del direttore
Remo Vangelista
Cambiano le aspettative delle aziende e dei partecipanti, e anche le sale meeting si devono attrezzare per venire incontro alle nuove esigenze. I meeting, infatti, ora più che mai servono per incontrarsi, non per fare presenza. I tempi in cui bastava che le persone si sedessero in sala e ascoltassero gli interventi degli speaker sono (quasi) finiti sia perché i format di comunicazione si sono evoluti, sia perché oggi le aziende riuniscono le persone con obiettivi molto più strategici che non il “semplice” ascolto passivo di un contenuto.
In questo percorso di valorizzazione dell’esperienza la location ha un ruolo molto rilevante, e la sua competitività risiede nella capacità di offrire agli organizzatori gli elementi oggi ritenuti necessari per costruire un evento efficace.
Il tema, spiega Event Report, è al centro dello studio 'The Meeting Room of the Future', prodotto dall’International Association of Conference Center (IACC): dopo una prima parte pubblicata in aprile con le indicazioni sulle nuove esigenze dei meeting planner, la ricerca prosegue ora con una seconda parte, presentata la scorsa settimana ad Imex America, che indaga se e come i gestori di spazi per eventi, centri congressi (anche alberghieri) e location si stanno organizzando.
La configurazione degli spazi e dei servizi
La prima necessità è quella di offrire sale flessibili, con arredi e attrezzature mobili, che possono essere allestite senza vincoli, anche con configurazioni diverse nel corso della stessa giornata. Un altro fattore di innovazione è legato alla ristorazione: durante il pranzo i partecipanti devono potersi muovere per incontrare altre persone, ricaricare il telefono o controllare le mail dell’ufficio. Di nuovo l'esigenza è quella di spazi flessibili, attrezzati con stazioni di ricarica e copertura wi-fi.
Larghezza di banda per il wi-fi e attrezzature audiovisive sono le tecnologie in cui i gestori di spazi per eventi stanno investendo di più: pochi investono nelle tecnologie interattive per stimolare la partecipazione della platea e l’interazione con gli speaker, tanto che il 57% delle location non ne dispone in alcuna delle proprie sale meeting.
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